Manajemen Rapat

Undangan rapat entah dari kantor, kampus atau organisasi terkadang membuat kita bertanya-tanya, rapat apa lagi sih. Memang imej rapat di mata sebagian orang  sebagai kegiatan yang membosankan dan tidak banyak berguna.  Kesan seperti itu muncul karena rapat tidak dikelola dengan baik. Dalam bahasa lain manajemen rapat belum diaplikasikan dengan baik. Rapat sebenarnya hal yang penting dalam sebuah organisasi, apapun bentuknya.
Tujuan Rapat

a.       Mengambil keputusan bersama

b.      Penyampaian informasi bisa dari atas ke bawah atau dari bawah ke atas

 

Pikir Dua kali

ª      Pikirkan betul-betul apakah rapat itu memang perlu ?

ª      Pikirkan betul-betul peserta rapat yang diundang  ?

ª      Pikirkan betul-betul waktu dan tempat yang kondusif untuk rapat ?

Buatlah rapat senyaman mungkin.

 

Siapkan rapat sebaik mungkin

ª      Buatlah undangan, baik dengan lisan atau tulisan. Usahakan tidak mendadak

ª      Beri tahu peserta rapat dengan jelas; waktu (mulai dan akhir), tempat, dan agenda rapat yang akan dibahas

ª      Siapkan peralatan yang dibutuhkan; bahan rapat, papan tulis, spidol, sound system dll

 

Pelaksanaan rapat

ª      Mulailah tepat waktu, jangan tunggu anggota yang datang terlambat karena kita akan menghukum orang lain yang datang tepat waktu

ª      Fokus pada agenda rapat, jangan menyimpang dari agenda yang telah ditentukan. Jika ada hal lain yang penting bahaslah setelah rapat selesai

ª      Tunjuklah seorang anggota sebagai pemimpin rapat dan seorang lagi sebagai notulen yang mencatat seluruh kegiatan rapat

ª      Usahakan rapat selesai tepat waktu, jika tidak mintalah kesepakatan peserta rapat

 

Setelah rapat selesai

ª      Notulen membuat laporan hasil rapat secara tertulis rapi, difotocopi dan dibagikan kepada anggota yang hadir maupun yang tidak

ª      Kesepakatan yang didapat dari rapat tersebut segera ditindaklanjuti

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *