Manajemen kegiatan

Semua kegiatan atau aktifitas manusia haruslah dikelola dengan baik. Jika tidak biasanya hasilnya tidak sesuai dengan harapan. Ciri kegiatan yang tidak berhasil adalah tujuan yang tidak tercapai, waktu yang dibutuhkan terlalu lama/tidak sesuai rencana atau biaya yang terlalu besar. Bisa salah satunya atau gabungan dari ketiganya itu. Tulisan ini bisa jadi panduan untuk mengelola kegiatan khususnya dalam konteks organisasi bukan pribadi.

Kenapa ada program kegiatan ?

²    Melanjutkan program terdahulu

²    Menerima order program dari pihak lain

²    Ada program bersifat droping dari struktur yang lebih tinggi

²    Program rekayasa baru

²    Program untuk menyelesaikan masalah yang timbul

 Kalau organisasi tidak ingin berhenti dari dinamika kehidupan maka harus ada kegiatan secara berkesinambungan

 

Untuk mengadakan kegiatan perlu ada panitia, apa fungsi panitia?

  • Menyebarkan informasi
  • Menghasilkan ide
  • Menyelesaikan masalah
  • Mewujudkan koordinasi, komunikasi dan kerjasama
  • Membuat keputusan-keputusan
  • Melaksanakan kegiatan

Melaksanakan kegiatan dengan efektif

Menganalisa kebutuhan kegiatan

 ð       Buatlah rencana kerja kegiatan: mengapa, apa, kapan, dimana, siapa & bagaimana

ð       Buatlah tahapan kerja, bayangkan kegiatan yang diharapkan lalu tentukan apa saja yang hrs dilakukan untuk mencapainya

ð       Rincilah kebutuhan kegiatan tersebut; jumlah panitia, peserta,  ruangan/tempat, waktu, pembicara/nara sumber, peralatan, perlengkapan, uang (pemasukan dan pengeluaran) dll

ð       Bentuk kepanitiaan yang jumlah orang dan bagian-bagiannya sesuai dengan kebutuhan

 Tulis apa yang akan dikerjakan, kerjakan apa yang telah anda tulis dan tulis apa yang telah anda kerjakan

 

Mendesain struktur kepanitiaan

 Z     Menyusun kepanitiaan dengan menempatkan orang sesuai dengan kemampuannya

Z     Syarat menjadi panitia; mau, mampu dan ada waktu

Z     Buatlah struktur organisasi kepanitiaan

Z     Buatlah “job description” (uraian kerja) per bagian dan lebih baik lagi per orang

Z     Buatlah jadwal kerja untuk semua bagian

 

Ketua sebagai koordinator pelaksana kegiatan

ª      Merencanakan kerja panitia

ª      Mengadakan rapat koordinasi

ª      Menyimpan dokumen & informasi

ª      Memotivasi panitia untuk bekerja

ª      Mengawasi dan mengarahkan pekerjaan

ª      Meminta hasil kerja dan evaluasi

 Melaksanakan kegiatan dengan efektif

  • Usahakan kegiatan terlaksana sesuai dengan rencana
  • Siapkan rencana cadangan apabila situasi dan kondisi berubah. Cth: pembicara tdk hadir
  • Antisipasi segala kemungkinan dengan menyiapkan alternatif pengganti.
  • Apabila semua usaha telah dicoba maka  hasilnya kita serahkan kepada Allah SWT

 Mengevaluasi kegiatan

  •    Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah kegiatan sudah dilaksanakan dengan baik, jika ada penyimpangan dapat diperbaiki dan sebagai bahan pertimbangan untuk kegiatan selanjutnya. 
  • Evaluasi tidak hanya dilakukan setelah kegiatan selesai tapi harus diadakan pada masa persiapan. 
  • Buatlah kriteria keberhasilan secara umum dan khusus untuk masing-masing bagian dalam kepanitiaan. 
  • Bandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan kriteria yang sudah dibuat. 
  • Evaluasi bisa dilakukan dengan meminta pendapat dari peserta kegiatan baik secara lisan maupun tulisan. 
  • Buat laporan hasil kegiatan serta evaluasinya
  •  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *